Paperless office (bezpapírová kancelář) je koncept, při kterém se výrazně omezuje nebo zcela eliminuje používání papírových dokumentů ve firemních procesech. Cílem je nahradit papír digitálními formáty, což vede k automatizaci administrativy, úspoře nákladů, větší ekologičnosti a lepší organizaci práce.
Příklady a reálná řešení
- Jak zavést papír bez papíru (Kroky k úspěchu):
- Digitalizace vstupů: Pořízení kvalitních skenerů a využití aplikací pro skenování (OCR).
- Dokumentový management systém (DMS): Implementace softwaru pro správu a archivaci dokumentů.
- Elektronický podpis: Využití nástrojů pro právně závazné podepisování dokumentů.
- Cloudové úložiště: Bezpečné sdílení dat v cloudu (Google Drive, Dropbox, SharePoint).
- Postupná transformace: Nezačínat vším najednou, ale postupně digitalizovat oddělení (např. nejdříve personalistiku či fakturaci).